ETA'da E-Defter Modülü
ETA:E-Defter ile elektronik defterler sorunsuz şekilde hazırlanır ve GİB sistemine yüklenir. GİB tarafından onaylanan E-Defter ve berat dosyaları yasal süre boyunca saklanmalıdır. İsteyen kullanıcılar, oluşturdukları dosyaları ETA E-Defter Saklama Hizmeti ile güvenle muhafaza edebi
E-Defter Nedir?
E-Defter; Vergi Usul Kanunu ve/veya Türk Ticaret Kanunu gereği tutulması zorunlu defterlerde bulunması gereken bilgileri içeren elektronik kayıtlar bütünüdür. Yevmiye Defteri ve Büyük Defter, E-Defter format ve standartlarına uygun hazırlanır.
ETA’da E-Defter
ETA kullanıcıları, ETA:V.11 Pro ve ETA:V.11 versiyonlarındaki ETA:E-Defter modülü ile E-Defter’e başlayabilir. Diğer versiyon kullanıcıları ise sürümlerini ETA:V.11 Pro / ETA:V.11’e yükselterek uygulamayı kullanabilir.
Yazılım Uyumluluğu
E-Defter uyumluluğu; kullanılan yazılımın edefter.gov.tr’de yayınlanan kılavuzlarda belirtilen format, standart ve teknik şartları karşılamasıdır. ETA:E-Defter, GİB tarafından onaylı uyumlu yazılımdır.
ETA'da E-Defter Bulutta İmzalama ve Gönderme Uygulaması
ETA:E-Defter Bulutta İmzalama ve Gönderme Uygulaması ile ETA:E-Defter modülünde hazırlanan ve gerekli kontrolleri yapılan E-Defterler ve beratları, ETA mali mührü ile bulut sunucusu üzerinde imzalanır, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemine gönderilerek onaylanır ve özel entegratör sisteminde saklanır.
Bulutta İmzalama ve Gönderme hizmetinden faydalanmak isteyenlerin, E-Defter Saklama Hizmeti satın almış olmaları, Dijital Vergi Dairesinden Uyumlu Yazılım Firması ETA’ya muvafakatname vermeleri ve ETA:E-Defter Bulutta İmzalama ve Gönderme Uygulaması satın almaları gereklidir.
ETA E-Defter Bulutta İmzalama ve Gönderme Uygulaması Avantajları
- Her firma için ayrı mali mühür gerekmez.
- Defter ve beratlar bulutta ETA mali mührüyle imzalanır.
- Tek tuşla gönderim yapılır.
- GİB’e gönderme, onaylı berat alma ve saklama otomatik olur.
- İmzalı dosyalar tek tuşla indirilebilir.
E-Defter’e Geçiş ve Uygulama Adımları
E-Defter başvurusu, oluşturma, imzalama ve saklama süreçlerine ait tüm yöntemler adım adım sunulmaktadır.
Mali Mühür / E-İmza ile
E-Defter Oluşturma Adımları
- Mali Mühür / E-imza için gerekli başvurular yapılır ve temin edilir.
- Mali Mühür/E-İmza ve kart okuyucu kurulur, Zaman Damgası alınarak sisteme tanımlanır.
- ETA:V.11 versiyonları güncellenir. ETA:E-Defter modülü yüklenir. E-Defter hazırlanması ve gönderimi mutlaka son versiyon ile yapılır.
- Tebliğde belirtilen şartlar ve XBRL formatına uygun aylık defter ve deftere ait berat hazırlanır.
- Defter ve berat e-imza/mali mühür ile onaylanır ve GİB'e gönderilir.
- GİB, Defter Beratlarını kendi mührü ile onaylar. Onaylanan Defter Berat dosyaları indirilir.
- E-Defterler ve GİB tarafından onaylanmış Defter Berat dosyaları saklanmak üzere entegratör saklama sunucusuna gönderilir.
E-Defter Uygulaması
Başvuru Süreci
- Yevmiye defteri ve büyük defterini elektronik defter olarak tutmak isteyen mükelleflerin https://edefter.gov.tr adresinden mali mühür ile başvuruda bulunması gerekmektedir.
- Ayrıca Dijital Vergi Dairesinden de Mali Mühür olmadan E-Defter başvurusunda bulunulabilir.
- Mükellef E-Defter dosyalarını kendine ait mali mühür ile imzalayabileceği gibi, mali müşavirine muvafakatname vererek mali müşavirin mali mührü ile veya uyumlu yazılım firması ETA’ya muvafakatname vererek ETA’nın mali mührü ile de imzalayabilir.
- Her iki başvuru yönteminde de E-Defter başvurusu yapılan firmaya ait bilgiler tanımlanır.
- Başvurusu sırasında Uyumlu Yazılım bölümüne EtaSQL E-Defter Üretme Program Modülü V-1.01 seçilir.
Bulutta İmzalama ile
E-Defter Oluşturma Adımları
- Bulutta İmzalama ve Gönderme Uygulaması satın alınır.
- Dijital Vergi Dairesinden Uyumlu Yazılım Firması ETA’ya muvafakatname verilir.
- ETA:V.11 versiyonlarının güncellenmesi sağlanır. ETA:E-Defter modülü yüklenir. E-Defter hazırlanması ve gönderimi mutlaka son versiyon ile yapılır.
- Tebliğde belirtilen şartlar ve XBRL formatına uygun aylık defter ve deftere ait berat hazırlanır.
- Defter Beratları ve Defterler, Entegratör sunucusuna gönderilir.
- Entegratör sunucusunda imzalama, GİB’e gönderim, onaylı beratların geri alınması ve saklama işlemleri otomatik olarak yapılır.
- Entegratör sunucusundan GİB tarafından imzalanmış berat dosyaları indirilir.
ETA:E-Defter Modülünde Uygulama Süreci
E-Defter oluşturma, imzalama, gönderme ve saklama adımlarını ETA:E-Defter modülü üzerinden yönetin.
1) Tanımlama ve Kontroller
E-Defter oluşturma öncesinde gerekli tüm sistem ve kullanıcı tanımlamaları yapılır.
- Genel parametreler ve imzalama/mühürleme ayarları yapılır
- Zaman damgası ve entegratör saklama ayarları tanımlanır
- İşletme ve muhasebeci bilgileri eksiksiz girilir
- E-Defter kontrol raporları ile hatalar tespit edilir
2) Defterleri Oluşturma
Muhasebe kayıtlarına göre yevmiye ve kebir defterleri standartlara uygun şekilde oluşturulur.
- Defter ve berat dosyaları otomatik oluşturulur
- Yevmiye kayıtları kontrol edilir
- Hatalı işlemler için kullanıcı uyarılır
- Yanlış kayıtların oluşturulması engellenir
3) Defterleri Mühürleme
Oluşturulan defter ve berat dosyaları elektronik imza veya mali mühür ile onaylanır.
- Gerçek kişiler e-imza ile imzalar
- Tüzel kişiler mali mühür ile onaylar
- İmzalama işlemi ETA üzerinden gerçekleştirilir
4) Paketleme ve GİB’e Gönderim
İmzalanan defterler paketlenerek Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine gönderilir.
- Mühürlü defterler paketlenir
- Berat dosyaları GİB e-Defter portalına yüklenir
- Onay süreci otomatik takip edilir
- Tüm işlemler işlem takip tablosuna kaydedilir
5) Onay ve Saklama
GİB tarafından onaylanan berat dosyaları indirilir ve güvenli şekilde saklanır.
- Onaylanmış berat dosyaları geri alınır
- Yasal saklama süresi boyunca muhafaza edilir
- E-Defter ve beratlar entegratör sunucusuna gönderilir
- Bulutta imzalama seçeneğiyle tüm süreç otomatik yürütülebilir
