ETA:E-Mutabakat Modülünün Özellikleri
Cari ve muhasebe verileriyle hızlı, otomatik ve online mutabakat süreçleri
Cari / Muhasebe Verileri Kaynak Alınır
Mutabakat işlemleri için Cari modülü veya Muhasebe modülü verileri kaynak alınır.
Cari Borç / Alacak / Bakiye Mutabakatı
Cari borç, alacak ve bakiye mutabakatları pratik şekilde yapılır.
BA Mutabakatı (Mal / Hizmet Alımı)
BA mal ve hizmet alımlarına ilişkin mutabakat süreçleri yönetilir.
BS Mutabakatı (Mal / Hizmet Satışı)
BS mal ve hizmet satışlarına ilişkin mutabakat süreçleri yönetilir.
Tek Tuşla Sunucuya Yükleme
Hazırlanan mutabakatlar tek tuş ile sunucuya yüklenir.
Otomatik E-Posta Gönderimi
Yükleme sonrası ilgili firmalara otomatik e-posta gönderilir.
Detay İnceleme & Elektronik Yanıt
Firmalar mutabakat detaylarını inceleyip e-postaları elektronik olarak cevaplar; sonuçlar online kaydedilir.
Online Sorgu, Kayıt, Rapor & Grafikler
Cevaplar sunucudan online sorgulanır, veritabanına kaydedilir; raporlar ve grafik raporlar alınır.
ETA:E-Mutabakat Modülünde Yapılan Tanımlamalar
Genel parametrelerden portal ayarlarına kadar gerekli kurulum adımları
E-Mutabakat Genel Parametreleri
Şirket Bilgileri modülünden dönem bilgileri ve online mutabakat erişim bilgileri tanımlanır.
- Servis → Sabit Tanımlar → Parametreler → Genel Parametreler → E-Mutabakat Genel Parametreleri
- Dönem ay/yıl bilgileri tanımlanır
- Online mutabakat için kullanıcı adı / şifre girilir
Mail Metinleri ve Şablonlar
Portal üzerindeki e-posta şablon isimleri tanımlanır; ihtiyaç halinde değiştirilebilir.
- Mail Metinleri bölümünden şablon isimleri belirlenir
- Şablonlar isteğe göre düzenlenebilir
Mutabakat Sonucunu Cari Karta İşle
Cari borç/alacak mutabakatı sonuçlarının cari kartlara yazılması istenirse bu parametre işaretlenir.
- “Mutabakat Bilgilerini Cari Karta İşle” parametresi kullanılabilir
E-Mutabakat Kullanıcı Parametreleri
BA/BS bildirimleri için veri oluşturma ve işleme parametreleri tanımlanır.
- E-Mutabakat modülü → Servis → Sabit Tanımlar → Parametreler
- BA/BS veri oluşturma parametreleri belirlenir
Gruplama Şekli (BA/BS)
Birden fazla cari / hesap / ek cari kod işlemlerinin birleştirilmesi isteniyorsa gruplama seçilir.
- Veri fatura veya muhasebe fişlerinden üretilebilir
- Birleştirme ihtiyacına göre gruplama parametresi seçilir
Bilgi Çekme Şekli (BA/BS)
Muhasebe fişlerinden veri üretiminde çalışma şekline göre “Hesap Planı” veya “Ek Cari Kart Tablosu” seçilir.
- 1-Hesap Planı: Her cari için alt hesap açılacaksa (Hesap Kartı → Diğer Bilgiler → Ek Bilgiler doldurulur)
- 2-Ek Cari Kart Tablosu: Alt hesap açılmayacaksa (Muhasebe IV → Beyannameler → Bildirimler → Müşteri Satıcı Kart Tablosu doldurulur)
Muhasebe Fişinde Uygulama Yeri
BA/BS kodunun hangi açıklama alanından alınacağı ve başlık adı belirlenir.
- Açıklama kolonu: Açıklama1 / Açıklama2 / Açıklama3
- Açıklama kolon adı: ör. “BA/BS Kodu”
İndirim, Entegrasyon ve Limit Ayarları
İndirim satırları, BA/BS kod aktarımı, alt limit ve dosya yolları tanımlanır.
- İndirim özel kodu tanımlanır (indirim satırları BA/BS’den düşülür)
- “BS/BA Kodu-Özel Kod Aktar” işaretlenirse muhasebe fişine otomatik aktarılır
- BA/BS alt limit değerleri tanımlanır
- Giden/Gelen dosya yolu belirlenir
E-Mutabakat Portalı ve Cari Kart Tanımları
Mutabakatın doğru çalışması için gerekli kart ve portal ayarları
Cari Kartlarda Yapılan Tanımlamalar
Mutabakat verileri cari kartlardan kullanılacaksa temel iletişim ve kimlik bilgileri girilmelidir.
- Vergi Kimlik / T.C. Kimlik No
- E-posta adresleri
- Telefon bilgileri
E-Mutabakat Portalından Yapılan Tanımlar
Portal kullanıcı bilgileriyle giriş yapılarak firma ve kullanıcı yetkileri tanımlanır.
- Tanımlamalar → Üye Bilgileri: genel firma bilgileri
- Tanımlamalar → Firmalar: unvan & vergi no ile yeni firma ekleme (grup firmaları eklenebilir)
- Firmalar → Düzenle: firma bilgileri ve logo
- Firmalar → E-Posta Ayarları: posta sunucusu bilgileri
- Tanımlamalar → Kullanıcılar: yetkiler ve kullanıcı tanımları
ETA:E-Mutabakat Modülünde İş Akışı
Mutabakat dosyalarını oluşturma, sunucuya gönderme, karşı taraf yanıtı, sorgulama ve raporlama adımlarını yönetin.
1) Tanımlamalar ve Parametreler
Online mutabakat süreci için genel parametreler ve kullanıcı ayarları yapılır.
- Şirket Bilgileri → E-Mutabakat Genel Parametreleri bölümüne girilir
- Dönem ay/yıl bilgileri ile kullanıcı adı/şifre tanımlanır
- Mail Metinleri bölümünden şablon isimleri belirlenir
- İsteğe bağlı: “Mutabakat Bilgilerini Cari Karta İşle” parametresi işaretlenir
2) Kaynak ve BA/BS Veri Kuralları
BA/BS bildirimleri için veri oluşturma kuralları ve muhasebe fişi kullanım parametreleri belirlenir.
- Servis → Sabit Tanımlar → Parametreler → E-Mutabakat Kullanıcı Parametreleri
- Gruplama Şekli seçilir (birleştirme ihtiyacına göre)
- Bilgi Çekme Şekli belirlenir: 1-Hesap Planı veya 2-Ek Cari Kart Tablosu
- Açıklama kolonu (Açıklama1/2/3) ve kolon adı (örn. “BA/BS Kodu”) tanımlanır
3) Cari Kart & Portal Tanımları
Doğru iletişim ve yetkilendirme için cari kartlar ve E-Mutabakat Portalı ayarları tamamlanır.
- Cari kartlarda: VKN/TCKN, e-posta ve telefon bilgileri tanımlanır
- Portal giriş yapılır (kullanıcı kodu/şifre)
- Üye Bilgileri ile firma genel bilgileri girilir
- Firmalar: Unvan & vergi no ile ekleme / logo / e-posta sunucu ayarları yapılır
4) Dosya Oluşturma
BA/BS veya cari mutabakat için veriler kaynağa göre oluşturulur ve gönderim kriterleri belirlenir.
- E-Mutabakat İşlemleri bölümüne girilir (Cari/Muhasebe kaynağına göre)
- BA Mutabakat / BS Mutabakat / Cari Mutabakat seçilir
- Tarih bilgileri dönem ay/yıl parametresine göre otomatik gelir
- İsteğe bağlı: Ekstre (CSV) ve PDF dosyası oluşturma seçilebilir (PDF zorunlu değildir)
5) Sunucuya Gönderme ve Takip
Oluşturulan mutabakat satırları onaylanarak sunucuya gönderilir; dosyalar ve durumlar takip edilir.
- Gönderme ekranında yalnızca sunucuya gönderilmeyen satırlar listelenir
- Onay kutusu işaretlenip F3-Gönder ile sunucuya gönderilir
- Gönderim öncesi e-posta bilgisi manuel düzenlenebilir, F4-Sonuç İşle ile kaydedilir
- F5-Excel ile aktarım yapılabilir, F9-Kontör ile kontör sorgulanabilir
6) Karşı Tarafın Elektronik Cevabı
Sunucu, mutabakat gönderilen firmalara otomatik e-posta yollar; karşı taraf portal üzerinden yanıt verir.
- E-postadaki bağlantı tıklanarak cevap ekranına gidilir
- Detaylar, ekstre (CSV) üzerinden incelenebilir
- “Mutabıkız / Mutabık Değiliz” seçilir ve gerekli alanlar doldurulur
- “Kaydet ve E-Posta Hazırla” ile elektronik yanıt verilir (isteğe bağlı e-posta ile de iletilir)
7) Sorgulama ve Sonuç İşleme
Gönderilen mutabakatlar sunucudan sorgulanır; cevaplar otomatik olarak tablolarınıza kaydedilir.
- F3-Sorgulama ile sonuçlar sunucudan çekilir ve otomatik kaydedilir
- Ekran sadece cevaplanmayan mutabakatları gösterecek şekilde güncellenir
- Cevap Tip / Gitti Durum filtrelenerek F2-Liste ile güncelleme yapılır
- Elektronik cevap yoksa manuel düzenleme yapılabilir, F4-Sonuç İşle ile kaydedilir
8) Raporlama
Mutabakat gönderim ve sonuçlarına ait detay, özet ve grafik raporlar alınır.
- E-Mutabakat modülü → Raporlar bölümünden raporlara erişilir
- Detay raporlar ile satır bazlı inceleme yapılır
- Özet raporlar ile durumlar toplu izlenir
- Grafik raporlar ile sonuçlar görsel olarak analiz edilir
